Sie haben gerade erst ein Start-up gegründet und wollen bei der Buchhaltung Kosten sparen? Das geht, indem Sie möglichst viele Aufgaben selbst erledigen. Hier erfahren Sie, welche Arbeiten Sie ohne viel Vorwissen ausführen können und in welchen Fällen Sie besser einen Treuhänder*in hinzuziehen.
Beginnen Sie gleich nach der Firmengründung mit der Buchhaltung
Nach der Gründung Ihres Unternehmens beginnen Sie am besten so schnell wie möglich mit der Buchhaltung und planen täglich etwas Zeit dafür ein. Gleisen Sie sie von Anfang an sauber und strukturiert auf – so vermeiden Sie später zusätzlichen Aufwand. Ganz wichtig hierbei: Vermischen Sie Privates nicht mit Geschäftlichem!
Je tagesaktueller Sie arbeiten, desto weniger Aufwand haben Sie. Denn fehlende Belege im Nachhinein zu suchen, ist extrem mühsam. Dasselbe gilt für das Verbuchen von Geschäftsfällen, die schon lange zurückliegen. Im schlimmsten Fall erinnern Sie sich nicht mehr, warum Sie beispielsweise eine Rückzahlung über die Hälfte des Betrags erhalten haben und müssen das mühsam nachvollziehen. Wir empfehlen daher, Belege und Quittungen sofort zu verbuchen.
Extratipp: Reduzieren Sie die Anzahl Belege, indem Sie mit Ihrem Lieferanten Sammelrechnungen bzw. Jahresrechnungen vereinbaren oder Material-Bestellungen sammeln.
Arbeiten Sie von Anfang an mit einer Fachperson
Ihr MTI Treuhänder*in kann Ihnen helfen, Ihre Buchhaltung optimal aufzusetzen, damit später alles reibungslos läuft. MTI kann dich auch beraten, welche Buchhaltungs-Software die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am besten erfüllt. Wenn Sie hingegen erst später eine Fachperson hinzuziehen, laufen Sie Gefahr, dass diese nicht mit dem von Ihnen genutzten Programm vertraut ist und Sie alles noch einmal neu aufsetzen müssen.
Im Zweifelsfall können Sie Ihre Buchhaltung vorerst auch mit Excel machen. Eine Vorlage erhalten Sie natürlich von MTI.
Extratipp: Prüfen Sie die Fachperson, mit der du zusammenarbeiten möchten, gut – schliesslich vertrauen Sie ihr sehr sensible Informationen an.
Diese Aufgaben in der Buchhaltung können Sie selbst übernehmen
In der Buchhaltung sind die meisten Arbeiten wiederkehrend. Wenn Sie also einmal verstanden haben, wie Sie diese Geschäftsfälle korrekt verbuchen, können du solche Routine-Arbeiten problemlos selbst erledigen. So sparen Sie Kosten!
- Erstellen von Rechnungen mit den korrekten MWST-Sätzen
- Verbuchen der Umsätze in der Buchhaltung (falls du kein System verwendest, welche die erstellten Rechnungen automatisch verbucht)
- Verbuchen und Bezahlen von Lieferantenrechnungen
- Der Bankabgleich, also das Abgleichen der eingehenden und ausgehenden Zahlungen mit den offenen Rechnungen
- Erstellen der monatlichen Lohnabrechnungen, solange keine grösseren Veränderungen anstehen
Extratipp: Wenn Sie mit einer Buchhaltungs-Software wie beispielsweise KLARA arbeiten, sind solche Routine-Aufgaben besonders einfach. Denn vieles erledigt das Programm automatisch oder führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess. So bleiben Sie mit minimalem Zeitaufwand stets à jour. Vor allem beim Bankabgleich sparen Sie so viel Zeit und Nerven.
Für diese Aufgaben in der Buchhaltung sind Experten nötig
Es gibt Besonderheiten, die etwas mehr Hintergrundwissen erfordern oder teuer werden, wenn Sie dabei etwas falsch machen. Für Laien ist es oft schwierig, solche Vorfälle zu erkennen. Wir empfehlen Ihnen, in folgenden Situationen deinen MTI Treuhänder*in zu konsultieren:
- Ersteinrichtung: Wo werden die Prämiensätze der Sozialversicherung hinterlegt? Wo finden Sie diese in den Policen? Wie richten Sie die Mehrwertsteuer richtig ein? Wie verbinden Sie das Bankkonto mit KLARA und wie bauen Sie die Tagging-Struktur am besten auf? Es ist wichtig, die Buchhaltung nicht nur korrekt einzurichten, sondern auch individuell auf den eigenen Betrieb abzustimmen. Dann läuft bei den Routine-Arbeiten sicher alles rund.
- Spezielle Vergütungen im Lohn: Welche Lohnart soll verwendet werden? Ist die Vergütung AHV-pflichtig? Muss Quellensteuer abgerechnet werden? Wie muss sie auf dem Lohnausweis erscheinen?
- Leistungen im oder aus dem Ausland: Wie muss die MWST abgerechnet werden? Ist es allenfalls ein steuerbefreiter Export oder muss auf der bezogenen Dienstleistung Bezugsteuer abgerechnet werden?
- Kauf von «teuren» Gütern: Ab wann sollen diese in der Bilanz im Anlagevermögen aufgeführt werden? Wie werden sie am sinnvollsten abgeschrieben?
- MWST-Pflicht allgemein: Sind Sie sicher, dass Sie nicht MWST-pflichtig sind? Oder dass Ihr Umsatz noch unter der Höchstgrenze für die Abrechnung mit der Saldosteuersatz-Methode liegt? Eine MTI Fachperson kann Sie rechtzeitig auf solche «Gefahren» hinweisen.
- Jahresabschlussarbeiten: Was gehört in eine Jahresrechnung? Müssen Sie einen Anhang erstellen oder ein GV-Protokoll schreiben? Wie können Sie das Ergebnis per Ende Jahr beeinflussen und wie bezahle Sie weniger Steuern? Ihr MTI Treuhänder*in stellt Ihnen den Jahresabschluss so zusammen, dass Sie bei einer allfälligen Steuer-, MWST- oder Sozialversicherungsrevision die notwendigen Unterlagen sofort zur Hand haben.
Extratipp: Wenn Sie mit MTI arbeiten, finden Sie jede Menge Expertinnen und Experten, die Ihnen mit ihrem Wissen, ihren Erfahrungen und ihren Ressourcen zur Seite stehen.
So funktioiniert die Zusammenarbeit am besten
Definieren Sie klar, wer für welche Arbeiten zuständig ist. Wir empfehlen, dass die MTI Fachperson zumindest im ersten Geschäftsjahr regelmässig, also mindestens einmal pro Quartal, Ihre ganze Buchhaltung überprüft. So erkennen Sie allfällige Fehler rechtzeitig und vermeiden zeitaufwendige Korrekturen.
Sobald der Betrieb in Ihrer Firma reibungslos läuft, können Sie immer mehr Aufgaben in der Buchhaltung selber übernehmen und das Tagesgeschäft alleine bewältigen. Ihr MTI Treuhänder*in brauchen Sie dann nur noch, um den Jahresabschluss zu erstellen und bei gewissen Spezialfällen.
Extratipp: Mit einer professionellen Buchhaltungs-Software wie KLARA gestaltet sich die Zusammenarbeit besonders einfach: Sie können Ihrem MTI Treuhänder*in direkten Zugriff auf die Software gewähren, statt umständlich Dokumente hin und her zu schicken.
