Kann ich Papierbelege vernichten?

Können Sie Papierbelege vernichten und diese nach dem Einscannen mit gutem Gewissen durch den Schredder jagen? Oder müssen Sie das Papier nach wie vor im Ordner aufbewahren? Was sind genau die Anforderungen für die elektronische Archivierung?

Ja Sie dürfen die Papierbelege vernichten unter Berücksichtigung folgender Aspekte!

1. Ihre Belege benötigen eine digitale Signatur, ein Zeitstempel, Logfiles und ein genau dokumentierter und befolgter Prozess, um die Integrität der gespeicherten Daten zu gewährleisten;
2. Sie halten sich auch bei der Archivierung an die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).

Umsetzung bei KMU
Die oben erwähnten 2 Punkte hören sich nach grossen technischen Hürden an, welche nur Grossfirmen und die Industrie umsetzen können. Ich kann Sie aber beruhigen es gibt auch eine von der Steuerverwaltung absolut akzeptierte Lösung für KMU welche fast nichts kostet:

1. Versenden Sie Ihre Rechnungen immer digital als PDF statt auf Papier, eine digitale Rechnung ist seit 01. Januar 2018 der Papier-Rechnung juristisch gleichgestellt und benötigt keine digitale Signatur mehr;
2. Speichern Sie Rechnungen als PDF Typ A (Langzeit-Archivierung) an einem sicheren Ort (Dropbox, Google-Drive, One-Drive, NAS usw.) oder versichern Sie sich, dass Sie die Rechnungen jederzeit wieder aus Ihrem EDV-System heraus lassen können, sollte jemand eine Rechnung nachfordern;
3. Schreiben Sie auf Quittungen und Lieferantenbelege nach Erfassung in der Buchhaltung die Belegnummer und scannen Sie den Beleg als PDF Typ A (Langzeit-Archivierung) ein;
4. Speichern Sie alle Quittungen und Lieferantenbelege an einem sicheren Ort (Dropbox, Google-Drive, One-Drive, NAS usw.)

Nach welchen Kriterien kontrollieren die Behörden?
Sollten Sie einmal von einem Revisor Besuch erhalten oder Belege an ein Amt einreichen müssen, weil eine Revision in den Bereichen AHV, SUVA, MWST oder Steuern durchgeführt werden muss, dann müssen Sie folgende Bedingungen erfüllen um keine Probleme zu erwarten:

1. Sie müssen alle verlangten Belege sofort und unkompliziert präsentieren können;
2. Sie müssen eine nachvollziehbar ordentliche und strukturierte Administration vorweisen können;
3. Sie müssen eine nachvollziehbar ordentliche und strukturierte digitale Archivierung vorweisen können;
4. Die digitalen Belege müssen immer die Buchungsnummer enthalten;
5. Die digitalen Belege müssen immer als PDF-A Format vorliegen.

Wie setzen Sie dies konkret um?
Natürlich stehen wir Ihnen für die Vorbereitung, Planung und Umsetzung einer digitalen Administration gerne zur Verfügung. Innerhalb weniger Stunden und so verbunden mit kaum Aufwand und Kosten setzen wir eine individuelle Lösung für Sie um.
Wir haben KMU-Kunden die seit 10 Jahren mit einer unserer digitalen Administrationen sehr schnell, effizient, sicher und kostengünstig arbeiten.