Arbeitsweise

MTI arbeitet nach dem Kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP). Mit KVP wird eine ständige Verbesserung angestrebt, die in kleinen Etappen Produkte, Abläufe, Mitarbeiterzufriedenheit uvm. verbessern soll. Ist dieser Prozess entsprechend organisiert, heben Sie die Effizienz Ihres Büros damit auf ein neues Level.

Mit der 5S Methode zu dauerhafter Ordnung im Büro

Ordnung entsteht nicht von alleine. Sie muss geschaffen und erhalten werden.

Ein wirksames Tool ist hier der Einsatz der 5S Methode. Der Begriff „5S Methode” steht für fünf Begriffe, die alle mit „S” beginnen und die alle Tätigkeiten beschreiben, durch die dauerhafte Ordnung entsteht und erhalten bleibt.

Die 5S Methode verhilft zu dauerhafter Ordnung am Arbeitsplatz. Sie sparen Wege- und Suchzeiten und werden erleben, wie die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erleichtert wird, da gemeinsame Absprachen gelten und Zuständigkeiten geklärt sind.

Das Ziel ist, effizient und erfolgreich zu arbeiten und nicht, zwanghaft an der 5S Methode zu kleben. Jedoch sollte alles, was Sie effizienter macht, auch diszipliniert und konsequent verfolgt werden.

Mit dem PDCA Zyklus zu mehr Qualität im Büro

Der PDCA-Zyklus ist ein Werkzeug für das betriebsinterne Qualitätsmanagement. Er dient der Weiterentwicklung von Produkten und Dienstleistungen und ist ein universelles Modell zur Problemlösung und Prozessverbesserung.

Dabei geht die dahinterstehende Philosophie davon aus, dass Verbesserung in einer ständigen Veränderung liegt und laufende Anpassung nötig ist, um in der Wirtschafts-Welt zu überleben. Der Ist-Zustand wird somit permanent infrage gestellt.

Der PDCA-Zyklus ist ein Werkzeug zur Qualitätsentwicklung, das in vier einfach aufgebauten Schritten vorgeht, deren Anwendung jeder erlernen kann. Dennoch ist es nötig, eine gewisse Sorgfalt bei der Durchführung walten zu lassen und sich die einzelnen Schritte genau anzuschauen, bevor sie durchgeführt werden.

Mit Digitalisierung zu viel mehr Arbeitstempo im Büro

Durch möglichst medienbruchfreie Digitalisierung werden Prozesse schlanker & Arbeiten laufen viel schneller ab. Nun heisst es Papier gegen EDV und die EDV gewinnt haushoch!

Ausdrucken, unterzeichnen und wieder einscannen von Dokumenten entfällt;
Dokumente unterzeichnen und faxen entfällt;
Dokumente ausdrucken, kuvertieren, frankieren und zur Post bringen entfällt;
Dokumente ausdrucken, in Bundesordner ablegen und 10 Jahre im Archiv aufbewahren entfällt;
Ewig langes Suchen von Dokumenten oder Informationen in riesigen Papierbergen entfällt;
Manuelles Ausfüllen von Arbeitsverträgen, Zeugnissen, Lohnausweisen, Stammdatenblätter entfällt;
Abtippen von Serviceprotokollen, Stundenblätter und Regierapporten fällt weg;
Führen von Reservationsbüchern, gestalten und drucken von Preisschildern, Menükarten entfällt;

und wir können diese Liste noch ewgig weiterführen.

Mit Automation fokussiert auf das Wesentliche im Büro

Indem bestimmte Prozesse und Arbeitsabläufe nach eingehender Testphase komplett automatisiert werden, werden Personal-Ressourcen für anspruchsvolle und wichtige Tätigkeiten frei und die Konzentration fällt umgehend auf das was wirklich wichtig ist.

So kann ein Grossteil der Dokumentenverarbeitung, der Datenerfassung und der digitalen Belegproduktion komplett autonom ablaufen.

Viele Teile eines kompletten Arbeitspozesses muss nicht mehr von Hand angestossen werden, sondern erfolgt durch eine Aktion ausgelöst selbstständig.

So können in der Nacht ohne Eingriff alle Fakturen erstellt und versendet oder per eMail eingehende Kreditorenbelege erkannt, automatisch ausgelsen und in der Buchhaltung verbucht werden.

Auch die Kommunikationslast kann durch intelligente Chats oder Telematik-Funktionen gesenkt werden.